5 hábitos que adoptar para tener menos papeles en tu oficina


Este es el año 2018. Millones de personas en todo el mundo todavía están abrumadas por las inundaciones de papel que salen de sus escritorios y cajones, lo que les impide ser más productivos. La tecnología correcta se inventó hace años, así que ¿por qué todavía hay tantas personas que no disfrutan de la conveniencia de una vida sin papel?

La respuesta: malos hábitos. Si vuelves a las viejas rutinas, es difícil dejar de usar papel en casa o en el trabajo. Así que, como dice Gananci, para tener éxito debes crear un plan, y puedes empezar por aquí:

1. Siempre escanea todo

No importa cuán insignificante parezca algo al principio, nunca se sabe cuándo lo necesitarás de nuevo. Este es el primer paso para empezar una vida sin papel. Cada vez que recibas un pedazo de papel físico, escanéalo y guárdalo en tu computadora o en la nube.

Hay muchas buenas aplicaciones de escáner disponibles para tu teléfono inteligente, por lo que puedes hacerlo de inmediato. Comprueba si necesitas conservar la versión original de un documento después del escaneo. Si no, deséchalo.

Para grandes cantidades de papel, te sugiero que consigas un escáner de documentos automático. Considera la posibilidad de invertir en uno que sea compatible con OCR para crear versiones en PDF con capacidad de búsqueda de tus documentos.

2. Utiliza versiones digitales de tus productos de papel habituales

Tradicionalmente, todos poseemos un par de productos de papel físico que usamos a diario, sin saber que hay mejores versiones digitales de ellos. Si puedes, comienza a utilizar una versión digital de tus productos de papel desde el principio para eliminar la mayor cantidad posible de papel de tu vida. Considera estos:

  • GoodNotes en lugar de tu cuaderno de papel

  • Usa el calendario incorporado en tu teléfono inteligente en lugar de un planificador de papel

  • Usa recordatorios o administradores de tareas como Trello en lugar de notas adhesivas

  • Un almacenamiento en la nube como Dropbox en lugar de tu archivador de papel

3. Abre todo tu correo en el buzón

Este truco parece demasiado simple para ser eficaz, pero ayuda mucho a mantener los papeles a raya. Si abres todos tus correos directamente en tu buzón, el desorden de papel en tu vida se reduce drásticamente. Separa el correo sin importancia como basura o boletines de noticias directamente para que ni siquiera necesites llevarlo a tu casa o tu piso.

Si es un correo importante, escanéalo de inmediato, luego deséchalo. Si necesitas el documento original, escanéalo y luego archívalo en algún lugar donde lo encontrarás sin problemas.

4.Programa autoauditorías regulares y limpiezas de papel

Todos los sistemas tienen sus defectos que deberán optimizarse paso a paso. Programa auditorías regulares de tu propio sistema para que no tengas papel en casa o en el trabajo, donde revisas los defectos y tratas de eliminarlos.

Cada 4 semanas, intenta hacerte la pregunta: "¿Cuándo recibí algún papel que no pude escanear o tirar de inmediato y por qué?" Luego, adapta tu sistema para evitar que vuelva a suceder. Para evitar el papel en casa o en el trabajo, debes ser riguroso.

Cada dos meses, lleva a cabo un proceso que llamamos "La Limpieza de Papel". Su objetivo es limpiar tu hogar o tu oficina de todo papel innecesario que se acumuló porque se coló por las grietas de tu sistema. Durante la limpieza de papel, deberás:

  • Tirar cada trozo de papel que no necesites

  • Escanear todo lo que crees que podría ser importante

  • Asegurarte de que cada archivo digitalizado tenga el nombre o etiqueta correctamente

  • Ordenar todos los archivos sin clasificar en la nube o las aplicaciones correctas

5. Siempre pide versiones digitales

¡Sé fastidioso! Cuando alguien quiera compartir un documento físico contigo, solicita una versión digital. Cuando tu profesor universitario quiera entregarte un folleto en papel para la conferencia, pregunta si puede cargar el PDF en su lugar. Cuando recibas boletines informativos o catálogos de la empresa que desees leer, pregúntale a la empresa si pueden enviarlos por correo electrónico.

Incluso los bancos y las compañías de seguros a menudo solo necesitan tu permiso para enviarte correos electrónicos en lugar de copias físicas. No solo te ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también les ahorras dinero en papel. Créeme, ellos también estarán agradecidos.

Será un desafío al principio, pero adoptar estos hábitos es el primer paso para dejar atrás el papel en casa o en el trabajo este año. Paso a paso, el desorden de papel disminuirá y dará paso para una vida más relajada y organizada. Además, hay pocas cosas que realmente necesitas tener o hacer fuera de una computadora; puedes observarlo en estas maneras de ganar dinero rápido y fácil por internet. ¡La decisión es tuya!

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