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¿Respaldar o archivar? ¿O los dos?


La cantidad de información, ya sea personal o laboral, que se genera a diario tiene un valor. Cada fragmento de información tiene un propósito o razón de existir, por lo que su resguardo es en la mayoría de las ocasiones, un tema de alta importancia. Sin embargo, ¿cuál es el método ideal?

Ante todo, vale la pena recalcar la diferencia entre un concepto y otro (Crump, s.f.):

Básicamente un respaldo es usado para recuperar información operacional, es decir, para recuperar algún archivo sobre escrito o una base de datos dañada. Se caracteriza por la velocidad en la que se puede volver a utilizar la información, así como la integridad de los datos que contiene.

Por otra parte, el archivar involucra una versión de un documento que ya no cambia, ni debería cambiar de ningún modo. Por lo que deben ser documentos a prueba del tiempo, es decir, que sean capaces de adaptarse y cambiar de acuerdo con los avances y modificaciones tecnológicas (Posey, 2015). En este caso, predomina el uso de documentos de índole legal, por lo que la facilidad de localizarlo debe ser un factor importante.

Ya sabiendo las principales diferencias entre los dos conceptos, y con intención de decidir qué es lo que más se ajusta a determinadas necesidades, vale la pena hacerse dos preguntas (Pao, 2017):

Cuánta información se tiene

De manera práctica, se resumen en un análisis de costo-beneficio. Para el caso de algunas organizaciones, o individuos, la cantidad de información que genera no es suficiente como para realmente considerar invertir en algún servicio de almacenamiento. De igual modo existen casos contrarios, donde la información que genera rebasa sus capacidades de resguardo de información.

Cuál es su frecuencia de uso

Existe información que constantemente sufre de modificaciones, mientras que hay otros tipos de documentos, que una vez generados, no vuelven a tener uso. Para este caso, se debe de hacer un análisis general de la información y discriminar con base en su uso, cuáles son las plataformas adecuadas para cada situación.

Finalmente, cabe mencionar que tanto archivar como respaldar, son hábitos necesarios para cualquier tipo de empresa, pues es una forma en la que se le da prioridad a la protección de los datos que se generan. La protección de archivos, es un asunto que debe tratarse con seriedad, pues nadie está exento de alguna situación, ya sea material o digital, que provoque la pérdida de información, que eventualmente se traduce en dinero, tiempo y esfuerzo perdidos.

Referencias

Crump, G. (s.f.). Archive vs. backup and why you need to know the differences. Recuperado el Mayo de 2017, de TechTarget: http://searchdatabackup.techtarget.com/tip/What-is-the-difference-between-archives-and-backups

Pao, S. (12 de Mayo de 2017). To Archive Or Not To Archive Data: Ask These Five Questions. Recuperado el Mayo de 2017, de Forbes: https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2017/05/12/to-archive-or-not-to-archive-data-ask-these-five-questions/#61bf8b9e2ebd

Posey, B. (15 de Julio de 2015). 10 things you should know about long-term data archiving. Recuperado el Mayo de 2017, de TechRepublic: http://www.techrepublic.com/blog/10-things/10-things-you-should-know-about-long-term-data-archiving/

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