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3 pasos para escribir correos más cortos


En el espacio laboral, el uso de diversos medios de comunicación es fundamental para el desarrollo y buen funcionamiento del trabajo diario. Gracias a su practicidad, eficiencia y nulo (o bajo) costo, el correo se ha convertido en uno de los medios más utilizados.

Sin embargo, su eficiencia no necesariamente se fundamenta en el contenido de cada mensaje.

En tiempos recientes, la existencia de correos largos parece ser más y más común. Situación que no sólo resulta agobiante (y en ocasiones confusa) para el receptor. Sino que también es el inicio de una pérdida de tiempo, que a fin de cuentas se traduce en baja productividad y bajos resultados.

Además, los correos largos son más susceptibles a no ser leídos, o simplemente a ser pospuestos para el futuro (Kleinman, 2014). Situación poco favorable, sobre todo si se trata de algún asunto de alta urgencia

Por lo general, la creación de correos largos surge a partir de 3 razones principales (The Muse, 2014): 1. no querer sonar grosero, 2. dar demasiado contexto o 3. no tener una idea clara de qué se quiere comunicar. Por otro lado, enviar correos cortos y concisos es hacerle un favor al receptor y a uno mismo. A continuación, enlistamos algunos consejos para escribir correos cortos, claros y que no se lean groseros.

Mantenlo simple

Por mucho contexto que se escriba en el correo del por qué y para qué son las cosas, finalmente lo que realmente le interesa al lector es saber qué es lo que él debe hacer. Es más, para este fin se vale aprovechar todas las herramientas posibles, en este caso, escribir en el asunto el objetivo del correo.

Cinco preguntas base

Al momento de redactar un correo, se debe pensar primero en contestar cinco preguntas, que ayudarán a definir qué información es necesaria compartir: ¿Quién eres? ¿Qué quieres? ¿Por qué se le pide eso al receptor? ¿Cuál es el impacto? ¿Cuál es el siguiente paso?

No siempre será necesario contestar todas las preguntas, por ejemplo, si le pides algo a un colaborador que se sienta junto a ti, no hace falta explicarle quién eres. Las preguntas anteriores sirven como una guía que ayuda a hacer el correo más conciso, limitando la información a lo necesario.

Por favor y gracias

Así como lo enseñan en las guarderías, la clave de todo es decir ‘por favor’ y ‘gracias’. Las dos frases anteriores, al ser colocadas en el lugar preciso del mensaje hacen una diferencia, pues además de incluir buenos modales, le restan dureza a las peticiones. Siempre es importante tener en cuenta que no se deben abusar de una u otra frase, pues en lugar de restar dureza, le restan seriedad y dan pie a distractores innecesarios.

Referencias

Kleinman, A. (26 de Febrero de 2014). The 1 Email Successful People Never Send. Recuperado el Abril de 2017, de The Huffington Post: http://www.huffingtonpost.com.mx/entry/email-successful-people_n_4854701

The Muse. (11 de Marzo de 2014). Are Your Emails Too Long? (Hint: Probably). Recuperado el Abril de 2017, de Forbes: https://www.forbes.com/sites/dailymuse/2014/03/11/are-your-emails-too-long-hint-probably/#739585355400

Vozza, S. (23 de Abril de 2017). Haz emails de 5 oraciones. Recuperado el Abril de 2017, de Entrepreneur: https://www.entrepreneur.com/article/265949

#asunto #email #correo

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