Oficina virtual, ¿beneficio o perjuicio para la comunicación?


Más que una comodidad, trabajar fuera de la oficina, se ha convertido en una necesidad. Ya sea por cuestiones de viajes, distancia, el clima, el tipo de negocio – y la eventual necesidad de trabajar desde casa, las distintas formas de laborar han debido adaptarse y seguirles el paso a las nuevas formas de comunicación.

Algunos podrán pensar que trabajar a distancia puede provocar más perjuicios que beneficios, partiendo de un elemento que es vital para el funcionamiento de cualquier trabajo que involucre la contribución de varios entes: la comunicación.

Al emprender en cualquier proyecto, es vital conocer las pautas con las cuales será necesario trabajar, cuáles son los recursos disponibles, los medios necesarios, las ideas y opiniones de los colaboradores. Durante el proceso, también es necesario saber cuál es el progreso, en qué etapa se encuentra el proyecto y si se están alcanzando las metas trazadas. Finalmente, en el culmen del trabajo, la afinación de los detalles es vital. ¿Cómo se logra todo lo anterior? Gracias a la comunicación.

La tecnología de hoy en día ofrece una amplia gama de herramientas que ayudan a entablar la comunicación a través de distintas formas. Comunicarse no sólo se limita a un correo o a una línea telefónica; gracias a las video-llamadas, se pueden tener juntas con colaboradores en distintas partes del mundo, existe software que permite enlazar equipos remotamente; chats instantáneos, servicios de almacenamiento en la nube y más.

Sin embargo, a pesar de contar con dichas herramientas, algunos pueden ver el concepto de oficina virtual en un aire negativo por la “falta de productividad”; se debe admitir que, si al final del día el trabajo cumple con sus expectativas y está completo, no debería existir problema alguno (Lee, 2013). Pero, por otra parte, cabe considerar que, no tener un contacto directo con los colaboradores, sí puede significar el origen de una serie de confusiones.

La comunicación frente a frente ofrece múltiples señales que van más allá de la palabra hablada. El tono, los gestos, la postura, y el contacto visual, entre otros, que complementan el mensaje que se quiere comunicar.

Es entonces, que las herramientas que ofrece la tecnología, también se convierten en filtros de la información, transmitiendo un mensaje fragmentado, escaso de otros elementos que lo complementan. Cuestión que, en términos de liderazgo, propone un obstáculo para la coordinación y ejecución de un proyecto, o bien, de una empresa (Sindell & Sindell, 2016).

Aprovechar la tecnología también significa aceptar los tamices que aplica a los mensajes, pero no necesariamente debe propiciar la confusión o los malos entendidos. Es por eso que uno de los requisitos de la oficina virtual y de la comunicación a distancia es la claridad, la especificidad y la concreción del mensaje. De tal modo que la colaboración remota sea fluida y cumpla con sus propósitos laborales.

Si bien es cierto, nada reemplaza o se asemeja a la comunicación directa, el contacto, o la presencia física (Javitich, 2008), sin embargo, su ausencia no debe ser una limitante para la colaboración. La comunicación tiene una dirección enfocada a la innovación, y un paso acelerado basado en la inmediatez. Por lo que, en un futuro, la variedad de herramientas pueda crecer y satisfacer necesidades latentes que expresen (en su mayoría) la intención de un mensaje.

Hoy, por lo pronto, se puede decir que los medios existentes son un fundamento importante para la realización de proyectos en infinidad de rubros, que gracias a sus éxitos demuestran que la distancia no es una restricción.

Las posibilidades, infinitas; las excusas, finitas.

Referencias

Lee, R. (19 de Septiembre de 2013). How to Manage Virtual Offices Effectively. Recuperado el Febrero de 2017, de Baseline: http://www.baselinemag.com/mobility/how-to-manage-virtual-offices-effectively.html

Javitich, D. (3 de Diciembre de 2008). Virtual Office Management Means Effective Communication. Recuperado el Febrero de 2017, de Entrepreneur: https://www.entrepreneur.com/article/199002

Sindell, T., & Sindell, M. (26 de Diciembre de 2016). How to Lead in the Virtual Office. Recuperado el Febrero de 2017, de Entrepreneur: https://www.entrepreneur.com/article/284502

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