El verdadero costo del papel en la oficina


A pesar de vivir en una época en la que lo digital es rey, muchos siguen sin convencerse de dejar el papel a un lado y optar por las herramientas y recursos que la tecnología ofrece. Hablar sobre el impacto que el uso del papel tiene sobre el ambiente, o de las facilidades que lo digital ofrece, parecen no ser factores suficientes para persuadir a la transición digital. ¿Entonces qué se debe hacer?

Para muchos, los datos duros son sólo números, sin embargo, analizarlos a profundidad permite tener un panorama más amplio de cómo se invierten y se reutilizan los recursos con el fin de optimizar los procesos y actividades de una empresa.

Antes que nada, tener información plasmada sobre un papel significa que debe ocupar un espacio físico, y no se habla de una sola hoja, sino de miles de papeles, documentos, folders, carpetas y más.

Todos esos objetos, ¿qué lugar tendrán? La respuesta más obvia: “¡pues en un archivero!” Claro, no es mala idea, pero también se debe considerar que ese archivero tendrá un costo y ocupará un espacio. Comparando en tres medios (Office Depot, Todo Oficina y Uline), el promedio de precio de un archivero austero de dos cajones es de $2,643, que ocupa un espacio promedio de 3.06 metros cuadrados.

Por otra parte, la información en físico debe ser administrada con el fin de mantener orden y fácil acceso, sin embargo ni la oficina más organizada se puede librar del tiempo que significa buscar un documento en específico. Buscar dicho documento representa una pérdida de 20% del tiempo del empleado (The Paperless Project, s.f.). Es decir, para cuando haya terminado de buscar un quinto documento, ya se habrá perdido un tiempo completo de trabajo.

¿Pero qué sucede en el caso de no encontrar o perder un documento? De acuerdo con Oliveira (2010), 7.5 por ciento de los documentos físicos se pierden, mientras que 3 por ciento no se archiva en el lugar correcto. ¿Cuánto tiempo más se pierde al buscar un archivo inexistente o averiguando en cuál de todas las cajas o carpetas está almacenado?

La cantidad de información y de papel crecen a la par, exigiendo más y más lugar de almacenamiento, lo cual representa una inversión de más archiveros, más espacio y más capital humano que se encargue de administrar y organizar esa información. Entonces, el problema no sólo se soluciona con “un archivero”, se crea un efecto bola de nieve que en un plazo determinado significa un gasto económico, de recursos, de tiempo y de espacio.

Estos son sólo algunos de los costos del uso de papel en la oficina, que en algunos casos son desconocidos o ignorados, pero que marcan una amplia diferencia en cuanto a la administración de la información, la eficiencia de recursos y el aumento de la productividad.

¿Sorprendido? ¡No dudes más, ahorra y mejora tus procesos mediante la digitalización!

Referencias

Oliveira, R. (25 de Mayo de 2010). 10 Fast Facts About Document Management. Recuperado el 22 de Noviembre de 2016, de aiim community: http://community.aiim.org/blogs/rui-oliveira/2010/05/25/10-fast-facts-about-document-management

The Paperless Project. (s.f.). The Impact and Inefficiency of Paper in the Office. Recuperado el 22 de Noviembre de 2016, de The Paperless Project: http://www.thepaperlessproject.com/the-impact-and-inefficiency-of-paper-in-the-office/

Office Depot. Recuperado el el 22 de Noviembre de 2016 de https://www.officedepot.com.mx/officedepot/en/Categor%C3%ADa/Todas/Muebles-y-Decoraci%C3%B3n/Archiveros%2C-Libreros-y-Gabinetes/Archiveros-2-Gavetas/ARCHIVERO-OFFICE-DESINGS-2-GAVETAS-LLAVE-NGRO/p/61584

Todo Oficina. Recuperado el el 22 de Noviembre de 2016 de http://www.todooficina.com/archivero-2-gavetas-vertical-nova-metalico-arena.html?#Carac-Técnicas

Uline. Recuperado el el 22 de Noviembre de 2016 de https://es.uline.mx/BL_3922/Vertical-File-Cabinets

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