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Destruir o no destruir, esa es la cuestión


A pocos días de iniciar el 2018, arrancar con el pie derecho es fundamental para un próspero año. Uno de los factores que ayudan con el buen inicio, es la limpieza y depuración de archivos, pero ¿cómo distinguir lo que no sirve de lo indispensable?

Ya sea para iniciar el año positivamente o simplemente por falta de espacio, el desecho de archivos y papeles es una tarea inevitable, sobre todo con la constante generación de información impresa. Y a pesar de lo tedioso que puede llegar a ser realizar dicha tarea, se sabe que es un bien necesario. Sin embargo, es importante comprender con qué tipo de información se cuenta, pues el desecho de algún documento de valor puede representar la ruina de un negocio.

Por eso, presentamos una guía condensada de los tipos de documentos y durante cuánto tiempo deben ser conservados de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación (2016).

Por una parte, el apartado del Artículo 28 indica que la contabilidad se integra de:

  • Sistemas y registros contables

  • Papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales

  • Comprobantes fiscales o documentación comprobatoria de ingresos y deducciones

  • Documentación comprobatoria de los asientos respectivos

De acuerdo con el Artículo 30 del código, los documentos mencionados anteriormente, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones relacionadas a ellas. Sin embargo, existen casos particulares cuyos periodos varían (Guía Impositiva, 2013):

Pérdidas fiscales: En caso de ser amortizadas, se deben de conservar las declaraciones anuales que originaron las pérdidas fiscales, en un periodo de 10 años.

Comprobantes de pago de impuestos: Se recomienda conservar la información en un plazo mayor a los cinco años indicados debido a trámites y devoluciones.

Documentos del Servicio de Administración Tributaria (SAT), Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), e Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit): Deben ser conservados de por vida, además de contar con una buena identificación de dónde se conservan, pues son necesarios para casos de aclaraciones, exhortos, créditos, oficios y actas.

Materia Laboral: su periodo de conservación es de un año, salvo en documentos como nómina, recibos de vacaciones o pagos de aguinaldo que tiene un plazo de cinco años.

Materia comercial: todos aquellos que tengan relación con el comercio, o bien sean comerciantes deben conservar sus documentos en un periodo de 10 años.

Sociedades: Es importante que toda información financiera o comprobatoria de operaciones por cualquier ejercicio sea conservada de por vida, pues puede ser requerida en cualquier momento.

Es importante tener en cuenta que es fundamental tener en orden e identificada adecuadamente toda la información relacionada con cuestiones fiscales y de contaduría, pues puede ahorrar mucho tiempo y trabajo en el futuro en casos de auditorías o investigación.

Artículo actualizado el 23 de noviembre de 2018

Referencias

Guía Impositiva. (20 de Agosto de 2013). ¿Hasta cuándo debo conservar documentación fiscal? Recuperado el Octubre de 2016, de Los Impuestos: http://losimpuestos.com.mx/hasta-cuando-debo-conservar-documentacion-fiscal/

Secretaría de Servicios Parlamentarios. (2016). CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN. Secretaría de Gobierno. Distrito Federal: Diario Oficial de la Federación.

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