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El uso de papel es el pasado. La digitalización es el futuro


El empleo de papel en la oficina ya es una cosa del pasado. Si bien, es cierto que se ocupa en muchos rubros, su evidente sustitución es una acción necesaria, pues sería equivaldría a una mejora en el espacio de trabajo y sobre todo una mejora para el planeta.

La producción de papel representa un 35 por ciento de la tala de árboles en el mundo (Martin, 2011). Uno de los grandes problemas ambientales que se debe enfrentar hoy en día es la desforestación a causa de la tala desmedida o la tala ilegal. Por otra parte, en el ambiente laboral, el uso papel es indispensable, sin embargo se debe admitir que a mediano y largo plazo, el papel en físico deja de servir y contribuye a ocupar espacio.

El papel es importante y necesario, pero su valor se ve medido por la información que contenga, no sólo por el simple hecho de ser.

Por eso, vale la pena considerar hacer un cambio a favor de la digitalización, pues migrar los documentos a plataformas digitales representa más beneficios que desventajas. A continuación se muestran seis ventajas de la migración de los documentos físicos a digital, de acuerdo con el Forum of Private Business (2013) y Paychex (2015):

Organización

En una oficina con montones de papel apilados, archiveros llenos de documentos y miles de post-its, es difícil de encontrar ese archivo en específico. Al digitalizar todos esos documentos, se pueden organizar y encontrar con mayor facilidad, ahorrando tiempo y dinero valioso no solo para la empresa sino también para los clientes.

Respaldos automáticos

¿Recibos o facturas perdidos? ¿Entre tantos papeles con destino a la basura, se desechó uno de mayor importancia? Generalmente cuando un archivo que se tiene únicamente en papel se pierde, no se recupera. Tener la información digitalizada en algún sistema de la nube representa no sólo blindar los documentos de pérdidas físicas, también significa tener respaldos de formatos similares, que pueden ahorrar tiempo y esfuerzo en la creación de información nueva.

Auditorías más sencillas

Tener los recursos necesarios en orden para una auditoria representa un ahorro de tiempo y una oportunidad de tener la información alineada con las especificaciones de dicho proceso. Por otra parte, se puede tener información de años previos organizada y se pueden hacer modificaciones a los documentos manteniendo sus versiones originales intactas.

Ahorro económico, de espacio y de tiempo

La digitalización representa reducir – y a largo plazo eliminar – el uso de papel, por consecuencia, se reduce su gasto y el de otros elementos como tinta para impresión, mantenimiento de máquinas copiadoras e impresoras. Al mismo tiempo, no tener papel representa una oportunidad de mejora y eficiencia de espacio, eliminando la necesidad de almacenar o guardar papeles. Finalmente, el acceso a la información es más rápido y sencillo en digital que el físico, lo que permite invertir el tiempo ahorrado en buscar en asuntos más importantes.

Aporte al medio ambiente

Al disminuir el uso de papel, se disminuye su consumo, lo que aporta beneficios sustanciales al medio ambiente. La industria del papel es la cuarta más grande en consumir energía y emitir gases invernadero y CO2 a la atmósfera (WWF, 2016). La producción de 1.5 miles de millones de libras de papel en Estados Unidos representó un consumo de 250 millones de galones de aceite, 10 millones de árboles y mil millones de galones de agua (Hines, 2013).

Para concluir, optar por la digitalización representa un impacto no sólo en la eficiencia de tiempo y recursos en la empresa, sino que también significaría mejorar el estado de los recursos naturales. Mediante la digitalización, se fomenta una disminución de la producción y el consumo de papel, dando pie a una iniciativa que tiene como objetivo cuidar al planeta y sus recursos.

Referencias

Forum of Private Business. (12 de Diciembre de 2013). Top 10 benefits a paperless office can provide. Recuperado el Septiembre de 2016, de Forum of Private Business: https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide

Hines, W. (4 de Abril de 2013). Going Paperless: The Hidden Cost of a Receipt. Recuperado el Septiembre de 2016, de The Huffington Post: http://www.huffingtonpost.com/will-hines/going-paperless-the-hidde_b_3008587.html

Kohler, M. (13 de Septiembre de 2016). The Truth About Saving Your Receipts. Recuperado el Septiembre de 2016, de Entrepreneur: https://www.entrepreneur.com/video/282249?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+entrepreneur%2Flatest+%28Entrepreneur%29

Martin, S. (10 de Septiembre de 2011). Paper Chase. Recuperado el Septiembre de 2016, de Ecology: http://www.ecology.com/2011/09/10/paper-chase/

Paychex. (11 de Marzo de 2015). 7 Benefits of Going Paperless in Your Business. Recuperado el Septiembre de 2016, de Paychex: https://www.paychex.com/articles/finance/benefits-of-going-paperless

WWF. (2016). Pulp and paper. Recuperado el Septiembre de 2016, de WWF Global: http://wwf.panda.org/about_our_earth/deforestation/forest_sector_transformation/pulp_and_paper/

#paperless #digitalización

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